Quel logiciel utiliser pour renseigner ses jours de télétravail ?

Le télétravail s’est largement démocratisé ces dernières années, obligeant les entreprises à adapter leur organisation.

Pour les DRH et Responsables Ressources Humaines, encadrer les jours de télétravail des collaborateurs est devenu un enjeu clé, aussi bien pour la gestion interne que pour le respect des accords en vigueur.

Mais quels outils utiliser pour centraliser cette information ? Tour d’horizon des différentes solutions disponibles.

Pourquoi demander aux collaborateurs de renseigner leurs jours de télétravail ?

Suivre les jours de télétravail des salariés ne relève pas seulement d’une contrainte administrative. Cela répond à plusieurs besoins stratégiques pour les entreprises :

• Management et organisation d’équipe : alors que 75% des collaborateurs déclarent revenir plus souvent lorsqu’ils savent à l’avance qui serait présent, connaître la répartition entre présence sur site et télétravail est essentiel pour optimiser la collaboration et éviter les bureaux vides ou surchargés. Cette donnée est également essentielle aux managers d’équipe pour prévoir des temps de présence commune sur site.
• Application de l’accord de télétravail : la plupart des entreprises ont défini un cadre précis (nombre de jours autorisés, conditions d’éligibilité…). L’application à plusieurs vitesses de ces accords peut être un problème, générant de l’inéquité entre équipes ainsi que des situations de décrochage et désengagement des salariés qui ne reviennent plus sur site. L’application de l’accord de télétravail voté nécessite un suivi par les managers ou Ressources Humaines.
• Sécurité et assurance : en cas d’incident de sécurité, il est essentiel de savoir qui était présent dans les locaux. De plus, certaines assurances exigent une déclaration des jours de télétravail.
• Indemnités : certaines entreprises versent une indemnité télétravail, nécessitant un suivi précis des jours réellement effectués à domicile.

Quels logiciels peuvent être utilisés pour déclarer son télétravail ?

Différents outils permettent aux entreprises de suivre les jours de télétravail des collaborateurs. Chacun présente des avantages et des inconvénients.

1. Utiliser son SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines)

Avec l’arrivée du télétravail imposé pendant la période de Covid et de confinement, la plupart des entreprises ont fait avec les outils existants, en tentant d’en adapter l’usage. Ainsi, de nombreuses entreprises demandent aujourd’hui à leurs salariés de renseigner le télétravail au sein de leur outil de Gestion des Temps et Absences (GTA), comme Horoquartz, Workday, ADP…

A la manière d’une demande de congés, les salariés posent ainsi leurs jours de télétravail, et peuvent parfois avoir à demander une validation par le manager de ces jours de télétravail avant qu’ils soient comptabilisés.

Benefits

• C’est un outil déjà en place dans l’entreprise, que les collaborateurs connaissent et utilisent pour leurs congés, notes de frais, etc. L’accompagnement au changement nécessaire est donc, en théorie, limité.
• L’intégration est en général fluide avec le système de paie, dans le cas où l’entreprise dispose d’une indemnité télétravail au réel (le décompte exact n’étant pas nécessaire dans le système de paie dans le cas d’une indemnité forfaitaire).

Inconvénients de renseigner le télétravail dans son SIRH

• Lourdeurs dans le process de renseignement : la gestion du télétravail y est souvent assimilée à une absence, ce qui peut entraîner des lourdeurs comme la nécessité de poser une demande, la validation obligatoire par le manager...
• Faible intérêt pour le collaborateur : rares sont les SIRH offrant un planning partagé aux salariés, permettant à chacun de savoir qui est présent quand au bureau (information essentielle pour la collaboration sur site). Ainsi, l’information de télétravail est renseignée pour répondre au besoin employeur mais n’est pas utile aux salariés, ce qui peut entraîner des taux de déclaration peu élevés et une faible adoption dans la durée.
• Les outils SIRH sont conçus pour des utilisations ponctuelles (pose de congés, RTT etc.) alors que le télétravail et la présence sur site sont des sujets du quotidien. L’interface est donc rarement aussi simple d’utilisation que pour des outils dédiés au travail hybride (absence d’intégration avec Outlook, Teams, Slack…).
• Conséquence du point précédent, la récurrence (qui est un élément essentiel du télétravail) est rarement gérée par les SIRH et outils de GTA (n’ayant pas d’utilité dans le cas des congés). Les collaborateurs doivent donc systématiquement renseigner des plannings de télétravail qui se ressemblent d’une semaine à l’autre, générant des frictions et donc une adoption plus faible dans le temps.
• La faible adoption par les collaborateurs génère des relances incessantes pour les managers, ainsi que des données incomplètes ou erronées qui ne permettent pas une prise de décision éclairée !

2. Passer par un calendrier partagé (Outlook ou Google Calendar)

D’autres équipes choisissent de demander à leurs collaborateurs de renseigner leurs jours de présence et de télétravail dans leur calendrier, via des évènements spécifiques. Là encore, cette approche présente des points positifs et des limites.

Benefits

• Le calendrier (Outlook ou Google) est, avec l’email, l’un des outils les plus utilisés au quotidien par les collaborateurs. Outils déjà utilisés au quotidien par les équipes, ce qui limite le besoin de formation.
• Permet d’avoir une vision rapide des disponibilités des collaborateurs.

Inconvénients d’utiliser le calendrier partagé pour renseigner le télétravail

• La saisie des jours de télétravail est manuelle et repose sur la discipline des collaborateurs.
• Les calendriers ne sont pas toujours partagés à l’échelle de l’entreprise, limitant leur utilité pour une gestion globale.
• Aucune donnée n’est stockée de manière centralisée, rendant toute analyse ou reporting historique impossible.

3. Déléguer aux managers, via des fichiers Excel d’équipe

Solution de contournement largement répandue au moment du Covid, cette manière de suivre le télétravail et la présence sur site n’est pour autant pas destinée à durer… pour plusieurs raisons.

Benefits

• Solution gratuite et à la portée de tous

Inconvénients d’utiliser des fichiers Excel partagés pour suivre le télétravail

• Ce genre de fichiers est difficile à maintenir dans le temps, à cause de limite évidentes dans l’expérience utilisateur. Peu pratique, à dupliquer manuellement chaque semaine ou mois, ce fichier risque vite de tomber dans l’oubli
• Un fichier Excel de présence par équipe crée également des silos d’information : même si les collaborateurs ont l’impression de répondre aux attentes en renseignant leur télétravail, l’information n’est disponible qu’au manager. Ainsi, les équipes Ressources Humaines ne bénéficient d’aucune donnée centralisée sur la pratique du télétravail à l’échelle de l’entreprise, rendant difficile de potentielles renégociations d’accords télétravail ou même la production de rapports à destination de la direction générale.

Cette solution, pratique dans l’urgence post-Covid, est désormais à bannir car, pour reprendre une formule connue, “on ne bâtit pas le travail de demain avec les outils d’hier”…

Lire à ce sujet : du fichier Excel au logiciel Deskare, comment Pretto a révolutionné son organisation hybride

4. Opter pour une solution dédiée à l’expérience collaborateur

Face aux limites des solutions traditionnelles, de nouveaux outils ont émergé après la crise du Covid. Leur objectif ? Aider les entreprises à organiser efficacement les nouveaux modes de travail hybrides.

Des solutions d’organisation du télétravail comme Deskare ont été spécifiquement conçues pour gérer le télétravail.

Avantages d’utiliser une solution dédiée au télétravail :

• Adoption durablement plus élevée que le SIRH, car l’outil est pensé pour une utilisation quotidienne (ergonomie, intégration dans Teams, intégration de “semaines type” facilitant le renseignement de son agenda…)
• Intégration avec tous les outils de travail du quotidien des collaborateurs : intégration avec l’outil de communication (MS Teams, Slack, Google Chat…), synchronisation des jours de congés depuis le SIRH, connexion avec le calendrier Outlook ou Google…
• Notifications automatiques pour rappeler aux collaborateurs de renseigner leurs jours de télétravail, assurant une meilleure complétude des données.
• Dashboards administrateurs et managers permettant une analyse fine des pratiques de télétravail (tendances, respect des accords, optimisation des bureaux, etc.).

Inconvénients :

• Comme toute nouvelle solution, elle nécessite un déploiement et une prise en main par les équipes. Cette phase de déploiement est néanmoins prise en charge par le fournisseur dans la plupart des cas.
• Le déploiement de cette solution nécessite l’aval de la DSI, et est donc d’autant plus facilité si les meilleures pratiques de sécurité sont respectées par l’éditeur.

Conclusion

Pour une gestion efficace du télétravail, il est essentiel de choisir un outil adapté aux besoins des RH et des collaborateurs. Si les SIRH et les calendriers peuvent dépanner, ils restent limités pour un suivi précis et une adoption fluide. Les solutions comme Deskare se positionnent comme une alternative optimisée, facilitant à la fois la déclaration des jours télétravaillés et l’analyse des pratiques hybrides en entreprise.

👉 En tant que DRH, le choix du bon outil dépendra du niveau de flexibilité que vous souhaitez offrir et du degré de suivi dont vous avez besoin. Pour en discuter avec l’un de nos experts, réservez un créneau d’échange !

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