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Avec 75% des entreprises françaises qui adoptent des modèles de travail hybrides (Étude JLL, «Top tendances de l’immobilier d’entreprise», 2024), cette nouvelle organisation du travail est désormais une réalité bien ancrée dans l’Hexagone.
Cette généralisation du télétravail soulève des questions liées à l’organisation et notamment au suivi de ce nouveau mode de fonctionnement.
Quel est l’encadrement légal de la mise en place d’une politique de travail hybride ? Quels sont les droits et obligations de l’employeur en matière de suivi du télétravail ? Quels dispositifs de suivi sont conformes au cadre juridique existant ?
Afin de clarifier ces enjeux, nous avons interrogé Aymeric Hamon, avocat associé en droit du travail chez Fidal, qui apporte son éclairage sur la législation en vigueur et les pratiques conformes aux exigences réglementaires.
[Disclaimer] L’information présentée dans cet article est fournie à titre informatif uniquement. Elle ne constitue pas un avis juridique et ne devrait pas être interprétée comme tel.
D’après l’article L. 1222-9 du Code du travail, le télétravail est défini comme « toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication »
Le cadre juridique actuel repose sur deux accords nationaux interprofessionnels (2005 et 2023) et deux lois (2012 et 2018). Ces textes établissent les principes fondamentaux du télétravail, et imposent notamment à l’employeur d’encadrer le télétravail par l’une des trois options suivantes :
“La volonté affichée du législateur était de libérer le télétravail en laissant l’initiative aux acteurs concernés à savoir les entreprises, leurs salariés et leurs représentants.” Aymeric Hamon.
Le télétravail n’étant qu’un mode d’organisation du travail, l’employeur conserve son pouvoir de direction, de contrôle et de sanction à l’égard des télétravailleurs. Il est donc tout à fait en droit de mettre en place un dispositif de suivi du travail hybride, notamment quand il estime que cela facilite l'organisation du travail de ses salariés (ou de ses managers).
« En vertu de son pouvoir de direction et d’organisation du travail, l’employeur peut légitimement proposer, voire aller jusqu'à imposer l’utilisation d’un outil de suivi du télétravail à ses salariés. » Aymeric Hamon.
Cependant, la mise en œuvre d’un tel dispositif doit respecter plusieurs principes, énoncés ci-dessous.
L’employeur est tenu d’informer les salariés sur les modalités de suivi du télétravail, qu’elles soient définies par un accord collectif, une charte ou un échange direct avec le salarié.
Il convient de préciser que le comité social et économique (CSE) doit être également consulté avant la mise en œuvre des moyens de suivi.
Lorsque le système d'organisation permet un suivi du télétravail, celui-ci doit être proportionné à l’objectif poursuivi, et ne pas porter atteinte au respect des droits et libertés des salariés, notamment le droit au respect de leur vie privée.
« Nul ne peut apporter aux droits des personnes et aux libertés individuelles et collectives de restrictions qui ne seraient pas justifiées par la nature de la tâche à accomplir ni proportionnées au but recherché. » Article L. 1121-1 du Code du travail.
À ce titre, les logiciels et applications "déclaratives" (informations renseignées par le salarié) sont intéressants, au sens où leur impact sur la vie privée est minime et leur intérêt pour le collaborateur est fort.
Dès lors que le dispositif implique le traitement de données personnelles des salariés, l'employeur doit se conformer aux règles de protection des données, notamment celles du RGPD. Il ne peut collecter que les informations strictement nécessaires à la finalité recherchée et doit limiter leur durée de conservation.
Bien qu’aucune obligation légale n’impose aux salariés de déclarer leurs jours de télétravail, l’employeur peut néanmoins choisir de collecter cette information pour des raisons de sécurité, d’assurance ou encore de respect des accords collectifs encadrant la répartition du télétravail et de la présence sur site.
Cette collecte se fait en général via un système déclaratif (renseignement des données de télétravail dans une application comme Deskare par exemple).
Selon Aymeric Hamon, si la charte ou l’accord sur le télétravail stipule que le lieu de télétravail doit être identifié, l’employeur est également en droit de demander l’adresse à laquelle le télétravail est effectué.
Plusieurs solutions sont à disposition des employeurs pour mettre en place un travail hybride organisé, tout en respectant le cadre légal.
L'organisation des jours de présence peut être assurée par un système auto-déclaratif, via des formulaires de présence, des mécanismes de badgeage ou encore des outils dédiés de planification qui permettent de gérer efficacement l’organisation et le suivi du travail hybride.
Deskare est une plateforme d’organisation du travail hybride et du flex-office, qui permet notamment aux employeurs de suivre les jours de présence sur site et ceux télétravaillés.
Cette solution permet, entre autres, aux collaborateurs de déclarer leurs jours de télétravail via un logiciel intégré aux outils SIRH (ADP, Workday…) et de communication interne des entreprises (Teams, Slack…). Au delà de l’objectif de suivi du télétravail par les départements RH, le partage des jours de présence des salariés permet aux collaborateurs d’avoir de la visibilité sur le planning des autres, et sur l’occupation des espaces.
Lire à ce sujet : Pourquoi utiliser l’outil d’organisation du télétravail de Deskare ?
Deskare étant un dispositif déclaratif, le salarié est le seul maître de la donnée qu’il partage. À ce titre, l’outil ne peut en aucun cas être considéré comme un système de surveillance excessive.
Le salarié a même la possibilité d'être anonyme au sein de la solution, s’il n’est pas à l’aise avec le fait de partager son planning avec ses collaborateurs.
“La mise en place d’un outil de planification du travail hybride ne saurait s’assimiler à la mise en œuvre d’un logiciel de surveillance des postes de travail au sens où l’entend la CNIL. » Aymeric Hamon.
Précisons également que l'outil est en totale conformité avec le RGPD, puisqu’il ne traite aucune donnée personnelle au sens de la CNIL.
Lire à ce sujet : Comment Deskare protège les données personnelles de ses clients ?
L’employeur peut légitimement et légalement demander à ses salariés de renseigner leur planning de télétravail, sous réserve que l'outil déployé en ce sens soit proportionné à l’objectif poursuivi et n’entrave pas le droit au respect de la vie privée des salariés.
Dans le cadre du suivi des jours de présence, des solutions déclaratives comme Deskare existent et sont en totale conformité avec le cadre légal. Les entreprises sont de plus en plus nombreuses à solliciter ces outils qui permettent de manière générale d’organiser le travail hybride et le flex office, grâce à des fonctionnalités qui vont au delà de la planification du travail hybride. Deskare offre par exemple la possibilité de réserver son poste de travail, sa place de parking ou encore des salles de réunion.
Pour en savoir plus sur le fonctionnement de Deskare, demandez une démo !
Non, le suivi du télétravail n’est pas illégal tant qu’il respecte le cadre juridique en vigueur. L’employeur doit garantir la transparence, la proportionnalité des moyens utilisés et le respect de la vie privée des salariés. Toute forme de surveillance excessive est interdite par la CNIL.
Oui, l’employeur est en droit de demander à ses salariés d’indiquer leurs jours de télétravail, notamment pour des raisons de sécurité, d’assurance ou pour s’assurer du respect des accords collectifs encadrant la répartition entre télétravail et présence sur site.
Aucune obligation légale n’impose aux managers de connaître les jours de télétravail de leurs équipes. Cependant, ils peuvent légitimement exiger cette information. De plus, si un accord ou une charte le prévoit, l’employeur peut également demander l’adresse du lieu de télétravail.
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