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Le flex office est devenu un incontournable des nouveaux modes de travail hybride, mais encore faut-il avoir les bons outils pour l'organiser efficacement.
De la réservation d’espaces à la gestion des infrastructures, voici sept solutions essentielles pour garantir une expérience optimale à vos collaborateurs dans un environnement dynamique !
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L’organisation en flex office est source de nombreuses incertitudes : vais-je trouver une place en arrivant au bureau ? Comment suivre les taux de présence ? Les espaces sont-ils bien optimisés ? Autant de questions qui concernent aussi bien les collaborateurs, que les équipes RH et les responsables de l’environnement de travail.
Deskare apporte une réponse claire à ces enjeux, avec un outil intuitif et intégré aux logiciels internes (Teams, Google, ADP, Workday…), qui permet d’organiser efficacement le flex office et le télétravail.
Concrètement, ce logiciel de flex office permet aux collaborateurs de réserver en quelques clics leur poste de travail, une salle de réunion ou une place de parking, mais aussi de partager leur planning de présence. Ils peuvent ainsi voir où et quand leurs collègues seront sur site, facilitant la collaboration et évitant l’effet “bureau fantôme”.
Côté entreprise, Deskare fournit des données précises sur les taux de présence et d’occupation des espaces, permettant aux RH et aux responsables de l’environnement de travail d’optimiser l’aménagement, de garantir le respect de la charte de télétravail, mais aussi de prévenir les risques d’isolement.
Déployé dans plus de 500 bureaux, en France et à l’international, Deskare accompagne des leaders mondiaux comme Transdev, Lagardère News ou Nexity, et s’impose comme un allié clé pour un flex office réussi !
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En entreprise, la maintenance et la propreté des espaces sont essentielles pour offrir la meilleure expérience collaborateur possible, tout particulièrement pour les environnements dynamiques où les espaces sont partagés et les taux d’occupation fluctuent !
C’est pourquoi MerciYanis a développé une solution innovante qui associe capteurs et objets connectés à une plateforme intuitive, pour piloter efficacement les environnements de travail.
Grâce à ses capteurs IoT, l’outil suit en temps réel l’occupation des espaces et déclenche automatiquement les interventions nécessaires. Le nettoyage et la maintenance ne suivent plus un planning figé, mais sont adaptés à l’usage réel des ressources et espaces. Une salle peu utilisée ? L’intervention est repoussée pour éviter des passages inutiles. À l’inverse, une zone très fréquentée bénéficie d’un entretien renforcé, garantissant un cadre de travail toujours optimal.
En parallèle, les collaborateurs peuvent signaler facilement un problème – un équipement en panne, un distributeur vide, une climatisation défectueuse – via un QR code ou une interface dédiée. Les demandes sont centralisées et automatiquement transmises aux équipes concernées, qui peuvent intervenir rapidement.
MerciYanis permet ainsi aux organisations d’assurer une exploitation plus fluide et plus réactive de leurs espaces, en garantissant aux collaborateurs un cadre de travail toujours opérationnel et bien entretenu.
Avec l’évolution des modes de travail et des politiques de mobilité, la gestion des parkings en entreprise devient un réel défi. Entre infrastructures multi-sites, diversité des utilisateurs et exigences accrues en flexibilité, les entreprises doivent adapter leur organisation pour répondre à ces nouveaux enjeux. Dans ce contexte, Izix propose une solution conçue pour simplifier et optimiser la gestion du stationnement, et qui s’intègre aux logiciels de gestion du bâtiment !
Grâce à un contrôle d’accès digitalisé, Izix automatise l’entrée et la sortie des véhicules sans recours aux badges physiques. Lecture des plaques d’immatriculation (ANPR), application mobile ou claviers connectés : ces technologies s’adaptent aux besoins des entreprises et garantissent un accès fluide et sécurisé.
L’outil permet également de définir des règles d’accès sur mesure, en attribuant des droits en fonction des profils d’utilisateurs (collaborateurs, visiteurs, etc.) et en ajustant les priorités selon les politiques internes.
En parallèle, le logiciel fournit des données précises sur l’occupation des parkings, permettant aux entreprises d’optimiser l’utilisation des places, d’anticiper les pics d’affluence et d’ajuster leur politique de stationnement.
Fort de ces multiples fonctionnalités, Izix s’impose aujourd’hui comme le leader européen de la gestion intelligente du parking !
Surfy digitalise la gestion des environnements de travail en offrant une cartographie interactive et dynamique des bureaux. Grâce à son éditeur de plan en ligne, les entreprises peuvent visualiser leurs espaces, ajuster leur configuration et réorganiser leur aménagement en fonction de l’évolution des besoins.
En plus d’offrir une vision centralisée des bureaux, Surfy est un outil collaboratif qui simplifie le pilotage des espaces et fait gagner un temps précieux aux équipes support. Grâce à des données d’occupation en temps réel, il permet de détecter rapidement les zones sous-utilisées et d’optimiser l’aménagement en fonction des usages réels. Le logiciel facilite également une refacturation précise des coûts d’exploitation, en attribuant les dépenses par centre de coût pour une gestion plus équitable et transparente des espaces de travail.
Le logiciel s’adresse à l’ensemble des fonctions support, et a déjà séduit de nombreuses grandes entreprises à l’instar de Danone, Orange ou TotalEnergies !
Corollaires du flex office, les casiers sont devenus indispensables dans un environnement sans poste attitré. En effet, ils offrent aux salariés un endroit sécurisé pour garder leurs effets personnels, leur évitant ainsi d’avoir à les transporter d’un jour à l’autre.
Pionnier dans la compréhension du rôle clé des casiers dans les nouveaux espaces de travail, Vecos a conçu un système innovant de casiers intelligents, qui simplifie l’expérience grâce à un accès fluide et sans effort. Plus besoin de clés ou de gestion administrative contraignante, l’ouverture, le changement et le partage des casiers se font en quelques secondes via une carte d’accès, une application, Apple Wallet, un code PIN ou même la reconnaissance faciale.
Au-delà de la gestion simplifiée, ce dispositif de casiers connectés permet d’optimiser les espaces, en réduisant le nombre de casiers nécessaires. Grâce à un suivi en temps réel et une gestion dynamique des attributions, les entreprises n’ont plus besoin d’un casier par salarié et peuvent ainsi libérer de l’espace.
Avec plus de 330 API intégrées, le logiciel s’intègre naturellement à tous les environnements de travail. La solution est déjà déployée dans plus de 50 pays, dans des entreprises comme La Poste, Sanofi ou Deloitte !
La généralisation du travail hybride offre de nouvelles opportunités pour optimiser les bureaux, à condition de disposer de données fiables sur leur occupation. Z#bre répond à ce besoin en fournissant des analyses précises sur l’utilisation réelle des espaces. Grâce à des capteurs IoT discrets et à faible consommation, la solution permet de suivre l’occupation des locaux sans nécessiter d’infrastructure lourde ni d’installation intrusive.
Les organisations peuvent ainsi identifier les surfaces sous-exploitées, adapter leurs aménagements et optimiser leurs ressources immobilières. En disposant d’indicateurs fiables, elles prennent des décisions basées sur l’usage réel des bureaux, évitant ainsi le gaspillage d’espace et les coûts inutiles.
Adopté par des entreprises comme Air France, BlaBlaCar ou TF1, Z#BRE accompagne les organisations vers une gestion plus rationnelle de leurs espaces de travail. Un atout clé dans un environnement dynamique, où l’occupation des bureaux varie au quotidien et nécessite une vision en temps réel pour ajuster les espaces efficacement.
Pour créer des espaces de travail réellement flexibles, il faut donner aux collaborateurs la liberté de s’installer où ils le souhaitent, sans contrainte. Mais comment concilier cette flexibilité avec des bureaux figés par des prises électriques ?
Osol répond à ce défi en supprimant la dépendance aux infrastructures électriques fixes grâce à un réseau de batteries intelligentes, offrant jusqu’à 12 heures d’autonomie pour un ordinateur portable et 90 heures pour un smartphone. Fini les prises, rallonges et chargeurs : les collaborateurs peuvent désormais travailler où ils le souhaitent en empruntant simplement une batterie via leur badge d’accès ou une application dédiée.
Cette autonomie énergétique permet aux entreprises de créer des environnements de travail modulables et évolutifs, tout en réalisant des économies : rationalisation des mètres carrés, moins de travaux d’aménagement et plus besoin d’acheter des chargeurs supplémentaires.
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