Anticiper les contraintes lors des Jeux Olympiques : ce qui attend les collaborateurs et comment s’y préparer

Future of work
May 21, 2024
Published by
Marine

“JO 2024 : anticipez vos déplacements !”, tel est le mot d’ordre de la campagne du Ministère des Transports lancée en janvier. Vélo, télétravail ou encore covoiturage sont encouragés par le gouvernement sur les différentes affiches dédiées à l’évènement.

Et pour cause, la France, pays hôte, s’apprête à accueillir l’ensemble des manifestations sportives olympiques entre le 26 juillet et le 11 août prochain. Au programme équitation, natation, athlétisme, boxe ou encore football. Mais aussi l’arrivée de 15 000 athlètes et surtout de 15,3 millions de visiteurs pour la seule Ile-de-France. Des estimations encore sujettes à caution communiquées par l’office du Tourisme de Paris.

15 millions de visiteurs sur un territoire qui en compte intra-muros 2 millions, le défi d’accueil est de taille. Hôtels, Airbnb, chambres d’étudiants, toutes les capacités de logement de la capitale et de sa proche banlieue vont être mobilisées. Le défi est encore plus grand pour les transports. En décembre 2023, le ministère des Transports alertait déjà sur les risques de congestion du réseau. D’autant que les Jeux sont prévus pour être 100% accessibles en transports en commun.

L’accueil des Jeux Olympiques en Ile-France : des difficultés à prévoir pour les collaborateurs

Des réseaux de transport saturés

Dans un article d’Ouest-France, le directeur général d’Ile-de-France Mobilités estime à 500 000 voyageurs le trafic journalier supplémentaire sur le réseau, soit un pic de 2 millions de voyages. Ce chiffre s’ajoute au nombre de transports moyen en été, inférieur à la période normale. Cela devrait normalement permettre d’absorber les déplacements, en dessous du chiffre de 9 millions pour lequel le réseau est normalement dimensionné. Certaines lignes de transport risquent toutefois d’être saturées : les lignes 9 du métro et A et C du RER, qui desservent des sites olympiques. Des stations de métro seront également fermées au public. À noter aussi que pour les imprévoyants, le prix du titre de transport va aussi augmenter, il devrait passer à 4€.

Des axes routiers réservés

Du 1er juillet au 15 septembre, 185 km de voies, dont des axes rapides sur l’A1 ou l’A13 seront réservés aux participants (athlètes, journalistes, officiels…). La voie de gauche des périphériques intérieurs et extérieurs sera réservée aux automobilistes accrédités.

Des zones de bureaux en zone rouge ou bleue

La situation sera plus compliquée encore pour les bureaux situés en “zone rouge”. Les organisateurs des Jeux ont fléché plusieurs zones en fonction du degré de sécurisation à mettre en place. Les “périmètres noirs”, à proximité immédiate des sites de compétition sont strictement réservés aux véhicules accrédités. Dans le périmètre “rouge”, la circulation sera interdite aux véhicules motorisés, sauf dérogation. Même les bus de la RATP ne pourront accéder à ce périmètre. Dans les zones bleues, la circulation sera dite réglementée, et restreinte aux conducteurs ayant une situation qui nécessite un déplacement dans cette zone.

La délimitation fine des zones concernées rue par rue n’est pas encore connue, mais un premier schéma disponible sur paris.fr donne des indications visuelles. Les entreprises dont les bureaux sont situés près du Village Olympique et du Stade de France, de Roland Garros, du Parc des Princes, du Trocadéro, de la Tour Eiffel, de Concorde, de la Porte de Versailles sont notamment visées en premier lieu.

La circulation sera encore plus compliquée entre le 20 et le 26 juillet le long du parcours de la cérémonie d’ouverture. Les zones bleues et rouges s’étendront de part et d’autre de la Seine.

Déplacements “doux”, télétravail… Le gouvernement recommande d’étudier les alternatives

Face à ces perturbations considérables, le gouvernement recommande de modifier les habitudes. La circulation à proximité des zones de compétition n’est interdite qu’aux véhicules motorisés, il sera donc possible d’accéder aux bureaux situés dans cette zone en vélo, en métro ou à pied, même si certaines stations de métro dont Concorde ou Champs-Elysées-Clémenceau seront fermées au public.

Une carte interactive sur anticiperlesjeux.gouv.fr présente les lignes à éviter et celles qui ne devraient pas être affectées par les déplacements des visiteurs.

Le ministère du Travail a publié en avril un guide rappelant les aménagements que l'employeur peut mettre en place à cette occasion, et propose notamment l’adaptation des horaires de travail, ainsi que la prise de congés et de jours de repos. Le gouvernement prône aussi le recours accru au télétravail pendant cette période pour éviter d’augmenter la fréquentation sur des lignes de métro déjà encombrées. La plateforme de dérogation pour l’accès aux véhicules motorisés n’est pas encore en ligne.

Des solutions à mettre en place pour préserver les conditions de travail et l’activité

À moins de 100 jours des JO, les entreprises ont-elles anticipé les modes d’organisation et l’environnement de travail de leurs collaborateurs ? Ont-elles mis en œuvre les recommandations gouvernementales ?

La gestion du confinement pendant la période de COVID l’a montré, les entreprises sont désormais plus agiles, et capables de s’adapter à des évènements extraordinaires. De plus, travailler à distance est un modèle éprouvé qui a de plus en plus la faveur des entreprises. Selon un baromètre dévoilé par JLL, société de conseil en immobilier, 47% des entreprises en France recourent au télétravail.

Pour les entreprises situées à proximité des nœuds de transport, ou directement concernées par les flux de visiteurs, les risques d’impréparation sont majeurs.

Or, pour la plupart, elles n’ont pas encore pris la mesure du risque et sont dans une posture attentiste. “Certains gros clients, notamment du CAC 40 n’ont pas pris de dispositions particulières car ils ne connaissent pas encore les directives de leur direction, alors même qu’ils sont situés juste à côté des sites olympiques”, alerte Marjorie Manivel, fondatrice de Tahys RH, experte en placement d’indépendants dans la tech.

“Environ un client sur 10 a pris des dispositions en vue de la période des JO. Ce n’est qu’une estimation mais il est possible que la plupart ne se réveillent qu’au dernier moment.”

Même constat de passivité des entreprises pour la plupart des acteurs de l’économie interrogés. “Il n’est pas certain que les entreprises prennent la mesure de ce qui les attend, même s’ils voient de plus en plus les campagnes et les articles à ce sujet. Pour les centres d’affaires situés à proximité de la Tour Eiffel, des grandes entreprises commencent à chercher des solutions sur quelques mois car il y a un risque réel que cela se transforme en enfer”, complète Arnaud Adler, président de Coworkea, entreprise de “corpoworking”.

Plusieurs solutions existent pour épargner aux collaborateurs des trajets éprouvants et limiter retards et perte de productivité. Soucieuse d’accompagner les DRH, l’ANDRH a mis en ligne webinar, mémo et dossier spécial. Le mémo de l’association recommande notamment la constitution d’une “task force”, réunissant RH, sécurité, environnement de travail, business, SSI, représentants de salariés pour définir les besoins en présence et établir le plan de continuité d’activité. Le mémo recommande également de communiquer en amont la nouvelle organisation du travail.

Inciter à la prise de congés

Les JO se déroulant pendant la période des congés, il est possible d’inciter les collaborateurs à poser de préférence leurs congés à cette période. Il n’est toutefois pas possible de les y contraindre. Pour les entreprises qui choisiraient de modifier les dates de congés de leurs salariés, un délai de prévenance d’un mois doit être observé. Pour celles qui anticipent une chute d’activité, il est aussi possible de prévoir une période de fermeture obligatoire, qui là aussi doit être anticipée.

Encourager le recours au télétravail

Le recours plus important au télétravail peut être une solution de continuité d’activité en douceur. Certains collaborateurs ont déjà pris leurs dispositions. "Il y a une pseudo-inquiétude, mais en réalité la perspective des JO constitue une bonne excuse pour faire du remote à temps plein", sourit Marjorie Manivel.

Citée par Radio France, Audrey Richard, DRH du groupe Canal +, rappelle que le télétravail est une solution, même si le recours au télétravail ne peut être global.

“En France on est à 40% de métiers "télétravaillables". Si vraiment on regarde les métiers qui peuvent télétravailler, alors on constate que les entreprises vont donner une possibilité supplémentaire.“

Suivre le taux de présence sur le lieu de travail

Tenir un planning à jour des présences des collaborateurs sera plus que jamais nécessaire. Et ce afin d’anticiper les difficultés logistiques de transport. Mais aussi d’adapter les solutions de restauration sur site. Certains restaurants situés en zone touristique risquent d’être pris d’assaut, et à l’inverse une partie des collaborateurs ne sera pas présente sur site. L’outil de calendrier Deskare permet de connaître en temps réel la localisation des collaborateurs.

Recourir à des tiers-lieux

Enfin, la possibilité de recourir à des hubs, des tiers-lieux localisés à des endroits stratégiques, loin des nœuds névralgiques de transports peut être une bonne option. “Notre société Coworkea propose une quarantaine de hubs, dans Paris et en proche banlieue, par exemple Porte d’Orléans, porte de Clignancourt ou à Meudon”, présente Arnaud Adler.

Des choix de location temporaire qui doivent s’opérer selon la nature de l’activité économique de l’entreprise, mais aussi en fonction de la “typologie RH des collaborateurs, leur lieu de résidence et leur éloignement des bureaux actuels ou futurs”, complète encore Arnaud Adler.

Privilégier les mobilités douces

En ligne avec les recommandations du Ministère, privilégier les mobilités douces, déjà en vogue à l’heure des considérations environnementales sera une option idéale.

Dans l’ensemble les acteurs restent optimistes, après les changements de modes de fonctionnement éprouvés pendant la pandémie, comme le relève le président de Coworkea.

Que ce soit pour les JO ou le travail hybride du quotidien, vous souhaitez faciliter la collaboration sur site de vos collaborateurs ? Deskare propose une solution simple et intuitive, déployée rapidement, permettant d’organiser à la fois la présence sur site et le flex office, tout en offrant visibilité aux collaborateurs sur la présence de leur équipe.

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