Fixed days at the office: a false good idea?

Cela fait maintenant quatre ans que nous avons créé Deskare, et après avoir échangé avec des centaines de DRH, une phrase nous met parfois encore la puce à l’oreille.

“Chez nous c’est simple, les jours de télétravail sont fixés pour l'année par avenant”

“Ce n’est pas compliqué, on demande à tout le monde de revenir au bureau le mardi”

“Pas besoin d’organisation, les équipes ont leurs jours fixes de présence"

La définition de jours fixes de présence serait, selon ces arguments, le moyen le plus simple d’organiser le travail hybride. D’une certaine manière, fixer à l'avance les jours de présence des collaborateurs serait la voie de la facilité. A tel point qu’il deviendrait un modèle à calquer pour certaines entreprises qui se creusent la tête sur le modèle hybride à adopter.

Cette règle vient très souvent d’un souhait louable : celui de faire revenir les collaborateurs sur site a minima un certain nombre de jours (en général deux ou trois), pour renforcer la collaboration et créer des moments de collaboration informels, nécessaires à la culture d’entreprise.

Après de nombreux échanges avec des directions d'entreprises de toutes tailles, et forts de plusieurs années d'expérience avec des clients grands comptes (Transdev, Sephora, Lagardère...), nous pensons que ce modèle n’est plus le modèle adapté. Voici pourquoi.

L'importance de la collaboration sur site

D'abord, soyons clairs : nous croyons fermement aux vertus de la collaboration sur site, aux interactions informelles qui en émergent, à la sérendipité, et donc à la nécessaire rencontre, en présentiel, des équipes a minima un certain nombre de fois sur une période à définir par l'entreprise.

Les exemples récents d'Amazon, Havas ou encore Ubisoft montrent d'ailleurs l'attention portée par les directions à la collaboration sur site.

Toutefois, le modèle qui semble le plus adapté aujourd'hui est celui de la "flexibilité au sein d'un cadre" : un accord (ou charte) est voté, fixant les règles à ne pas dépasser (x jours de télétravail par semaine, x jours de présence par mois, etc.). Puis, au sein de ce cadre posé entre l'employeur et les salariés, chacun évolue librement, en étant assuré que le cadre sera respecté.

C'est parce que l'idée des jours fixes de télétravail et de présence va à contre sens de cette "flexibilité au sein d'un cadre" que nous l'interrogeons aujourd'hui.

Le grand gâchis de la flexibilité du travail hybride

Dans les faits, ces jours fixes sont très souvent perçus comme une contrainte par les salariés. Pourquoi ?

L’un des intérêts principaux du modèle hybride, alternant présence sur site pour les phases de collaboration et télétravail pour les phases de concentration et de travail “profond”, est qu’il offre plus de flexibilité aux salariés dans le choix de leurs conditions de travail. Il permet également un meilleur équilibre entre vie professionnelle et personnelle, grâce notamment à l’adaptation de son planning en fonction des contraintes de sa semaine (qui varient fréquemment).

Imposer des jours fixes de présence au bureau dans sa charte de télétravail peut donc rapidement donner la sensation de ne faire le travail qu’à moitié : offrir l’apparence de la flexibilité aux salariés tout en contrôlant encore leur emploi du temps.

Saturation des transports et des espaces : faire comme tout le monde a un prix

Deuxième point, que certaines entreprises ont compris après coup : lorsque l’employeur définit des jours fixes de présence, partant d’un bon sentiment, il pense généralement aux jours qui arrangent le plus les collaborateurs pour venir au bureau. Forcément, imposer le vendredi n’a pas bonne presse. Les mardis et jeudis sont donc très souvent privilégiés, voire le lundi.

Le problème de cette approche, c’est que ce sont déjà les jours privilégiés par tout le reste de la population active.

En somme, avec le télétravail, on promettait d’économiser du temps et de la charge mentale que représentent les transports en commun. Au lieu de cela, les jours fixes en présentiel réussissent l'exploit de replonger les collaborateurs dans le pire des jours d’affluence : c’est ainsi que l’on auto-entretient des cercles vicieux où les transports sont saturés le mardi et jeudi, et les salariés encore plus fatigués qu’avant de leurs transports.

La Banque des Territoires a d'ailleurs écrit un article très révélateur au sujet de l'impact du télétravail sur les flux de transports en commun.

Inversement, le quartier d'affaires de la Défense, régulièrement désert le vendredi, s'est retrouvé à lancer une campagne de communication censée encourager la venue le vendredi, en jouant sur les codes du "casual friday". Un coup d'épée dans l'eau, peut-on penser, si les règles des entreprises présentes dans ce quartier imposent des jours fixes de présence ailleurs dans la semaine...

Les jours fixes en présentiel, incompatibles avec l'optimisation des surfaces de bureau ?

Enfin, l’instauration de jours fixes de présence pour toute l’entreprise réduit à néant la possibilité d’optimiser ses surfaces de bureaux.

L’optimisation liée au flex-office repose sur l’hypothèse que la présence de 100% des collaborateurs sur site n’arrive que très rarement voire jamais (entre les congés, les déplacements, les arrêts maladie, le télétravail…). Cette différence entre présence effective et capacité des bureaux offre des opportunités d’optimisation de surface via le calcul d’un taux de foisonnement optimisé avec plus ou moins d’ambition. L’objectif des Directions de l’Environnement de Travail (ou Moyens Généraux, Workplace Managers…) est alors de lisser la courbe de présence sur site. Cela ne peut se faire qu’en offrant de la flexibilité aux collaborateurs dans le choix de leurs jours de présence, afin que les impératifs et préférences de chacun se coordonnent facilement pour que le bureau se remplisse aux bons moments.

Au contraire, les jours fixes sont l’assurance quasi parfaite d’obtenir une courbe en “chameau” : des pics de présence clairement identifiés (les deux bosses du mardi et jeudi), qui posent souvent problème (monopolisation de salles de réunion, d'espaces informels inadaptés…) mais qui sont assumés au nom des “retrouvailles en physique”.

Let's face it: coming to see the entire company on one day while having to work on a kitchen table because of the influx of people does more harm to the company culture than seeing part of the company spread out over each day, working under optimal conditions each time.

Mieux encore : les salariés qui seront satisfaits de leur expérience de travail lorsqu’ils viennent au bureau, en fonction de leurs attentes (calme versus bruit, évènements, disponibilité de bureaux et salles de réunion) auront plus tendance à revenir souvent et de leur plein gré que si cette présence est imposée de manière artificielle dans de mauvaises conditions.

Read also : Our white paper on the new expectations of employees in the office

Oui aux minima de présence, mais flexibles (et organisés)

Bien sûr, il n’est pas question de remettre en cause le principe du minimum de jours de présence au bureau que beaucoup d’entreprises ont adopté. Ce minimum peut prendre plusieurs formes : imposé ou suggéré, fixe pour l’entreprise ou variable selon les équipes, un jour ou quatre… Tous les formats sont possibles et à définir en fonction de la culture de l’entreprise.

En revanche, la définition de jours fixes de présence a cela de pernicieux qu’elle donne l’impression à la direction d’avoir accordé une flexibilité via le télétravail, qui n’est en fait pas perçue comme telle par les salariés. Elle peut même produire l’effet inverse, si les jours fixés sont, par le hasard du calendrier, le lundi ou le vendredi : les salariés peuvent alors percevoir une sorte de défiance de la direction vis-à-vis du télétravail, qui serait perçu comme un weekend prolongé, ce qui va à l’encontre des objectifs de management par la confiance que le télétravail suppose.

Fixed days in the office can give employees the impression that flexibility is only apparent: the employer's efforts towards their employees are nullified by this rigidity.

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D'ailleurs, les organisations ne s'y trompent pas : dans une étude réalisée sur plus de 1 000 décisionnaires dans 13 pays, relayée par le chercheur de l'université de Stanford Nick Bloom, référence en la matière, les jours fixes de présence au bureau ne seraient que le 4e modèle de travail hybride le plus courant, loin derrière les approches plus flexibles.

Le rôle crucial du manager d'équipe

Obviously, giving employees the choice in their days of attendance implies several things:

• S'assurer que la direction générale est à l’aise avec la politique de télétravail adoptée, validée avec le CSE, après consultation des salariés : cela semble évident, mais c’est un pré-requis indispensable notamment du côté du top management.
• Embrasser la philosophie de “flexibilité au sein d’un cadre” (qui nous est très chère chez Deskare) : accepter qu’une fois le cadre défini, les salariés soient libres d’organiser leur planning en fonction de leurs impératifs et de ceux de leurs équipes
• Mettre en place les outils digitaux permettant une collaboration optimale sur site : notamment une solution de travail hybride qui garantira à la fois de la visibilité sur les plannings de chacun (”qui vient quand ?”) et l’assurance de la disponibilité des ressources que recherchent les salariés (bureaux, salles, casiers, parking…) via la possibilité de réserver ces ressources à l’avance.

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Si ces trois conditions sont réunies, l’entreprise sera capable d’accorder une vraie flexibilité à ses salariés, tout en optimisant ses surfaces et en renforçant la culture d’entreprise via des moments de collaboration en présentiel de qualité.

Il est alors tout à fait défendable de permettre aux managers d'équipe de fixer un jour d'équipe préférentiel, mais cela doit être organisé :

• équipe par équipe, en fonction des espaces disponibles pour chaque direction, pour éviter les effets d'affluence massive au bureau évoqués plus haut
• à raison d'un ou deux jours par semaine maximum, en laissant une flexibilité au collaborateur sur une partie de ses jours

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How do we get there?

‍Des centaines d'entreprises ont déjà réussi à déployer la flexibilité au sein d'un cadre grâce au logiciel de télétravail et de flex-office que nous avons co-construit avec nos clients (Transdev, Sephora, Bayard, Lagardère...). Il a été conçu pour être simple, intégré aux outils de l’entreprise et déployé rapidement. Les collaborateurs se l'approprient pour renseigner leur planning de présence (en conformité avec leur politique de télétravail), tout en ayant une visibilité directe sur la présence des collègues qui comptent pour eux.

Pour en savoir plus et découvrir la solution en action, prenez rendez-vous ici avec une personne de l’équipe !